Kebijakan Privasi

1.Pendahuluan dan Ruang Lingkup

CV. Aksara Karya Digital (NIB 2202260001844) adalah badan usaha yang berkedudukan di Karawang, Jawa Barat, dan bergerak di bidang pengembangan perangkat lunak, situs web, serta aplikasi. Dalam kebijakan ini, kata kami merujuk pada CV. Aksara Karya Digital, sedangkan kata Anda merujuk pada pengunjung situs, calon klien, klien, maupun pihak lain yang data pribadinya kami proses.

Kebijakan Privasi ini menjelaskan bagaimana kami mengumpulkan, menggunakan, menyimpan, membagikan, dan melindungi data pribadi Anda ketika Anda mengakses situs kami, mengisi formulir yang tersedia di dalamnya, atau berkomunikasi dengan kami melalui kanal resmi. Kebijakan ini disusun dengan mengacu pada Undang-Undang Nomor 27 Tahun 2022 tentang Pelindungan Data Pribadi (UU PDP) beserta peraturan pelaksananya.

Dalam kegiatan pemasaran dan penawaran layanan kami sendiri, kami bertindak sebagai Pengendali Data Pribadi. Dalam pekerjaan pengembangan sistem untuk klien, kami umumnya bertindak sebagai Prosesor Data Pribadi yang memproses data atas instruksi klien. Kebijakan ini tidak berlaku bagi situs, aplikasi, atau layanan pihak ketiga yang tidak kami kendalikan, termasuk sistem milik klien yang telah diserahterimakan dan dioperasikan sepenuhnya oleh klien tersebut.

2.Data Pribadi yang Anda Berikan kepada Kami

Sebagian data pribadi kami peroleh secara langsung karena Anda menyerahkannya kepada kami, misalnya ketika Anda mengisi formulir kontak, mengisi formulir survei kebutuhan, meminta penawaran, atau menghubungi kami melalui surel dan WhatsApp.

Kami hanya meminta data yang benar-benar diperlukan untuk menanggapi permintaan Anda. Anda tidak wajib mengisi kolom yang tidak ditandai sebagai wajib, namun keterbatasan data yang Anda berikan dapat memengaruhi kemampuan kami menindaklanjuti permintaan tersebut.

• Nama lengkap atau nama panggilan
• Alamat surel serta nomor telepon atau WhatsApp
• Nama perusahaan, jabatan, dan bidang usaha, apabila Anda mengisinya
• Isi pesan, uraian kebutuhan proyek, perkiraan anggaran, dan target waktu yang Anda sampaikan
• Berkas, tautan, atau materi pendukung yang Anda kirimkan kepada kami
• Data kontak dan data operasional klien yang timbul selama pelaksanaan proyek, termasuk korespondensi, dokumen penawaran, dan faktur

3.Data yang Terkumpul Secara Otomatis

Ketika Anda mengakses situs kami, sebagian data teknis terkumpul secara otomatis oleh server dan oleh layanan analitik yang kami gunakan. Data ini kami perlukan agar situs tetap berfungsi, tetap aman, dan dapat diperbaiki apabila terjadi gangguan.

Sebagian besar data teknis tersebut bersifat agregat dan tidak kami gunakan untuk mengidentifikasi Anda secara pribadi. Meskipun demikian, alamat IP dan pengenal perangkat dapat tergolong data pribadi menurut UU PDP, sehingga kami memperlakukannya sesuai kebijakan ini.

• Alamat IP dan perkiraan lokasi pada tingkat kota atau negara
• Jenis peramban, sistem operasi, dan jenis perangkat
• Halaman yang dibuka, waktu kunjungan, durasi kunjungan, dan halaman rujukan
• Catatan log server, termasuk kode status dan galat yang terjadi
• Pengenal sesi serta preferensi tampilan seperti bahasa dan mode terang atau gelap

4.Dasar Hukum Pemrosesan

UU PDP mewajibkan setiap pemrosesan data pribadi memiliki dasar pemrosesan yang sah. Kami memproses data pribadi Anda hanya apabila terdapat sekurang-kurangnya satu dasar yang berlaku sebagaimana diuraikan di bawah ini.

Apabila pemrosesan didasarkan pada persetujuan, Anda berhak menarik persetujuan tersebut sewaktu-waktu. Penarikan persetujuan tidak memengaruhi keabsahan pemrosesan yang telah dilakukan sebelum penarikan kami terima.

• Persetujuan yang sah dari Anda, misalnya ketika Anda mengirimkan formulir kontak atau formulir survei
• Pemenuhan kewajiban perjanjian, termasuk tahap prapersetujuan atas permintaan Anda, seperti penyusunan penawaran dan pelaksanaan proyek
• Pemenuhan kewajiban hukum kami, misalnya kewajiban pembukuan, perpajakan, dan penyimpanan dokumen perusahaan
• Kepentingan yang sah kami, misalnya menjaga keamanan sistem, mencegah penyalahgunaan, dan mengukur kinerja situs, sepanjang tidak mengesampingkan hak dan kepentingan Anda

5.Tujuan Pemrosesan Data Pribadi

Kami memproses data pribadi hanya untuk tujuan yang telah kami tetapkan dan kami sampaikan kepada Anda. Kami tidak menggunakan data pribadi Anda untuk tujuan lain yang tidak berkaitan tanpa terlebih dahulu memberitahukan Anda dan, apabila diperlukan, meminta persetujuan Anda.

Kami tidak melakukan pengambilan keputusan yang sepenuhnya otomatis yang menimbulkan akibat hukum atau berdampak signifikan terhadap Anda.

• Menanggapi pertanyaan, permintaan penawaran, dan permintaan konsultasi
• Menyusun, mengirimkan, dan menindaklanjuti dokumen penawaran serta faktur
• Melaksanakan pekerjaan pengembangan, pengujian, penyerahan, dan pemeliharaan sistem klien
• Mengelola hubungan kerja sama, penagihan, dan pencatatan keuangan
• Menjaga keamanan situs serta mendeteksi dan menangani gangguan maupun penyalahgunaan
• Menganalisis penggunaan situs secara agregat untuk memperbaiki konten dan layanan kami

6.Cookies dan Teknologi Pelacak

Situs kami menggunakan cookies dan penyimpanan lokal peramban dalam jumlah terbatas. Sebagian bersifat fungsional dan diperlukan agar situs berjalan sebagaimana mestinya, misalnya untuk menyimpan preferensi bahasa dan mode tampilan, serta untuk menjaga sesi masuk pada area terbatas.

Untuk pengukuran kunjungan, kami menggunakan Umami Analytics dan Google Analytics. Umami kami gunakan sebagai analitik utama karena dapat bekerja tanpa cookies pelacak dan tanpa pembuatan profil lintas situs. Google Analytics, apabila diaktifkan, dapat menempatkan cookies dan memproses data kunjungan pada infrastruktur milik Google.

Anda dapat memblokir atau menghapus cookies melalui pengaturan peramban Anda, dan Anda dapat menggunakan fitur penolakan pelacakan yang disediakan peramban. Pemblokiran cookies fungsional dapat menyebabkan sebagian fitur situs tidak bekerja dengan baik.

• Cookies fungsional untuk preferensi bahasa, mode terang atau gelap, dan sesi autentikasi pada area terbatas
• Umami Analytics untuk statistik kunjungan agregat tanpa cookies pelacak
• Google Analytics untuk statistik kunjungan, yang dapat menggunakan cookies dan pengenal perangkat

7.Pembagian Data kepada Pihak Ketiga

Kami tidak memperjualbelikan data pribadi Anda dan tidak menukarkannya untuk kepentingan pemasaran pihak lain. Kami hanya membagikan data pribadi kepada pihak ketiga yang kami libatkan untuk menjalankan layanan kami, sebatas yang diperlukan untuk tujuan tersebut.

Sebagian pihak ketiga bertindak sebagai prosesor yang memproses data atas instruksi kami berdasarkan ketentuan layanan dan perjanjian pemrosesan data yang berlaku, serta terikat menjaga kerahasiaan. Sebagian lainnya adalah platform pihak ketiga yang memproses data berdasarkan ketentuan dan kebijakan privasi mereka sendiri sebagai pengendali yang berdiri sendiri, termasuk untuk tujuan mereka sendiri seperti pengukuran, keamanan, dan pengembangan layanan. Terhadap platform tersebut kami tidak memiliki hak untuk memberi instruksi pemrosesan, sehingga permintaan atas data yang berada pada platform itu perlu Anda ajukan langsung kepada mereka; kami akan membantu sejauh kemampuan kami.

Di luar itu, kami dapat mengungkapkan data pribadi apabila diwajibkan oleh peraturan perundang-undangan atau berdasarkan permintaan yang sah dari aparat penegak hukum dan pengadilan.

• Prosesor atas instruksi kami — penyedia hosting dan infrastruktur cloud tempat situs serta basis data kami dijalankan
• Prosesor atas instruksi kami — penyedia penyimpanan objek (S3 atau layanan sejenis) untuk berkas media dan lampiran
• Prosesor atas instruksi kami — Ghost sebagai sistem manajemen konten untuk artikel blog kami
• Platform dengan ketentuannya sendiri — Google Analytics untuk pengukuran kunjungan situs, yang juga memproses data untuk tujuan Google sendiri
• Platform dengan ketentuannya sendiri — WhatsApp (Meta) sebagai kanal komunikasi antara Anda dan kami
• Platform dengan ketentuannya sendiri — Discord sebagai kanal notifikasi internal atas pesan dan permintaan yang masuk melalui situs
• Umami Analytics, yang kami jalankan untuk pengukuran kunjungan agregat tanpa cookies pelacak
• Konsultan hukum, akuntan, atau auditor apabila diperlukan dan terikat kewajiban kerahasiaan

8.Transfer Data ke Luar Wilayah Indonesia

Sebagian penyedia layanan yang kami gunakan mengoperasikan server di luar wilayah Republik Indonesia. Akibatnya, data pribadi Anda dapat disimpan atau diproses di yurisdiksi lain.

Sesuai ketentuan UU PDP mengenai transfer data pribadi ke luar wilayah Indonesia, kami memastikan negara tujuan memiliki tingkat pelindungan data pribadi yang setara atau lebih tinggi. Apabila hal tersebut tidak terpenuhi, untuk penyedia yang bertindak sebagai prosesor kami mengandalkan pelindungan yang memadai dan mengikat melalui perjanjian pemrosesan data dengan penyedia tersebut. Untuk platform yang memproses berdasarkan ketentuannya sendiri, pelindungan mengikuti kebijakan privasi dan komitmen transfer data platform yang bersangkutan, dan penggunaan kanal tersebut Anda lakukan atas pilihan Anda sendiri.

9.Penyimpanan dan Retensi Data

Kami menyimpan data pribadi hanya selama diperlukan untuk memenuhi tujuan pemrosesan, atau selama jangka waktu yang diwajibkan oleh peraturan perundang-undangan.

Setelah jangka waktu tersebut berakhir, data pribadi kami hapus atau kami anonimkan sehingga tidak lagi dapat dikaitkan dengan Anda. Salinan cadangan yang masih memuat data dapat bertahan untuk sementara waktu sampai siklus pencadangan berikutnya menimpanya.

• Data dari formulir kontak dan formulir survei disimpan paling lama 24 bulan sejak komunikasi terakhir, kecuali berlanjut menjadi kerja sama proyek
• Data klien dan dokumen proyek disimpan selama kerja sama berlangsung dan paling lama 5 tahun setelahnya untuk keperluan garansi, penyelesaian sengketa, dan audit
• Dokumen penawaran, faktur, dan catatan keuangan disimpan sesuai jangka waktu yang diwajibkan ketentuan perpajakan dan dokumen perusahaan
• Catatan log server disimpan paling lama 12 bulan

10.Keamanan Data

Kami menerapkan langkah pengamanan teknis dan organisasi yang wajar serta sepadan dengan risiko, antara lain penyaluran data melalui koneksi terenkripsi HTTPS, pembatasan akses berdasarkan kebutuhan tugas, penyimpanan kredensial dan kunci akses dalam bentuk terenkripsi atau tersamar, pemisahan lingkungan pengembangan dari lingkungan produksi, serta pembaruan berkala terhadap komponen perangkat lunak.

Sekalipun demikian, tidak ada metode pengiriman melalui internet maupun penyimpanan elektronik yang sepenuhnya bebas risiko. Kami tidak dapat menjamin keamanan mutlak, tetapi kami berkomitmen menangani setiap indikasi insiden secara serius dan tanpa penundaan.

Apabila terjadi kegagalan pelindungan data pribadi, kami akan menyampaikan pemberitahuan tertulis kepada Anda dan kepada lembaga yang berwenang selambat-lambatnya 3x24 jam sejak diketahui, sebagaimana diatur dalam UU PDP, dengan menjelaskan data pribadi yang terungkap, waktu serta cara terungkapnya, dan upaya penanganan maupun pemulihan yang kami lakukan.

11.Hak Anda sebagai Subjek Data Pribadi

UU PDP memberikan sejumlah hak kepada Anda atas data pribadi Anda. Kami menghormati hak-hak tersebut dan menyediakan jalur yang jelas untuk menggunakannya.

Pelaksanaan sebagian hak dapat dikecualikan atau dibatasi apabila berkaitan dengan kepentingan pertahanan dan keamanan nasional, proses penegakan hukum, kepentingan pengawasan sektor jasa keuangan, atau kewajiban hukum lain yang mengikat kami. Apabila kami menolak atau membatasi permintaan Anda, kami akan menyampaikan alasannya secara tertulis.

• Hak memperoleh informasi mengenai identitas kami, dasar hukum, tujuan, dan akuntabilitas pemrosesan
• Hak mengakses dan memperoleh salinan data pribadi Anda yang kami proses
• Hak memperbarui dan membetulkan data pribadi yang keliru atau tidak akurat
• Hak mengakhiri pemrosesan, menghapus, dan memusnahkan data pribadi Anda
• Hak menarik kembali persetujuan pemrosesan data pribadi
• Hak mengajukan keberatan atas pemrosesan tertentu, termasuk atas pengambilan keputusan yang bersifat otomatis
• Hak menunda atau membatasi pemrosesan data pribadi secara proporsional
• Hak memperoleh data pribadi Anda dalam format yang lazim digunakan dan dapat dibaca sistem, serta mengirimkannya kepada pengendali lain sepanjang sistem memungkinkan
• Hak menuntut dan menerima ganti rugi atas pelanggaran pemrosesan data pribadi
• Hak mengajukan pengaduan kepada lembaga yang berwenang di bidang pelindungan data pribadi

12.Cara Menggunakan Hak Anda

Permintaan atas hak Anda dapat diajukan melalui surel ke aksr.kry@gmail.com dengan mencantumkan subjek Permintaan Hak Subjek Data Pribadi. Sebutkan hak yang ingin Anda gunakan serta jelaskan data atau komunikasi yang dimaksud agar kami dapat menemukannya.

Kami akan memberikan konfirmasi penerimaan paling lambat 3x24 jam dan menyelesaikan permintaan Anda paling lama 14 hari kerja sejak permintaan diterima secara lengkap. Apabila permintaan bersifat rumit atau menyangkut banyak dokumen, kami akan memberitahukan perpanjangan waktu beserta alasannya sebelum tenggat tersebut berakhir.

Untuk melindungi data Anda, kami dapat meminta verifikasi identitas secukupnya sebelum memproses permintaan, misalnya dengan meminta permintaan dikirim dari alamat surel yang sama dengan yang Anda gunakan sebelumnya. Layanan ini kami berikan tanpa biaya, kecuali permintaan diajukan berulang secara berlebihan atau jelas tidak berdasar.

13.Data Pribadi Anak dan Batas Usia

Layanan dan situs kami ditujukan untuk keperluan bisnis dan tidak diperuntukkan bagi anak. Kami mengasumsikan bahwa pengguna yang mengisi formulir di situs kami berusia sekurang-kurangnya 18 tahun atau telah menikah, dan kami tidak dengan sengaja mengumpulkan data pribadi anak melalui situs kami.

Sesuai UU PDP, pemrosesan data pribadi anak dilakukan dengan persetujuan orang tua atau wali. Apabila Anda adalah orang tua atau wali dan mengetahui bahwa anak Anda telah memberikan data pribadi kepada kami tanpa persetujuan tersebut, silakan hubungi kami dan data tersebut akan kami hapus.

14.Tautan ke Situs Pihak Ketiga

Situs kami memuat tautan ke situs dan layanan pihak ketiga, termasuk kanal media sosial, WhatsApp, layanan peta lokasi, serta tautan portofolio menuju sistem milik klien kami. Tautan tersebut kami sediakan untuk kemudahan Anda.

Kami tidak mengendalikan dan tidak bertanggung jawab atas praktik privasi maupun isi situs pihak ketiga. Kami menyarankan Anda membaca kebijakan privasi pada setiap situs yang Anda kunjungi melalui tautan tersebut.

15.Perubahan atas Kebijakan Ini

Kami dapat memperbarui Kebijakan Privasi ini dari waktu ke waktu, misalnya karena perubahan layanan, pergantian penyedia pihak ketiga, atau perubahan peraturan perundang-undangan.

Versi yang berlaku adalah versi yang ditampilkan pada halaman ini, dengan tanggal berlaku yang tercantum di bagian atas halaman. Kami menyimpan riwayat perubahan secara internal. Apabila terdapat perubahan mendasar yang memengaruhi hak Anda, kami akan menyampaikan pemberitahuan yang wajar melalui situs, atau melalui surel bagi Anda yang data pribadinya sedang kami proses secara aktif.

Dengan melanjutkan penggunaan situs kami setelah tanggal berlaku versi terbaru, Anda dianggap telah membaca dan memahami perubahan tersebut.

16.Hubungi Kami

Apabila Anda memiliki pertanyaan, permintaan, atau keberatan terkait kebijakan ini maupun cara kami memproses data pribadi Anda, silakan hubungi kami melalui data di bawah ini. Kami menerima pertanyaan dalam Bahasa Indonesia maupun Bahasa Inggris.

Apabila Anda menilai penanganan kami belum memadai, Anda berhak mengajukan pengaduan kepada lembaga yang berwenang di bidang pelindungan data pribadi sesuai UU PDP.

• Pengendali Data Pribadi: CV. Aksara Karya Digital
• NIB: 2202260001844
• Alamat: Perumnas BTJ, Jl. Abimanyu VII No.150 Blok W, Sukaharja, Telukjambe Timur, Karawang, Jawa Barat 41361
• Surel: aksr.kry@gmail.com
• WhatsApp: +62 857-7628-4849
• Situs: aksarakarya.id